Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, bạn chỉ việc lôi ra sử dụng mà thôi, chúng tiện hơn so với các biểu thức rất nhiều.
Xuống dòng trong Excel bằng chức năng căn lề Justify
Thao tác xuống dòng trong Excel bằng chức năng căn lề Justify cũng không quá khó thực hiện.
Bạn bôi đen nội dung mà mình muốn xuống dòng, sau đó nhấn chuột phải vào ô rồi chọn tiếp vào Format Cells trong danh sách hiển thị.
Hiển thị giao diện tùy chỉnh. Bạn nhấn vào tab Alignment để thực hiện.
Tiếp đến nhìn xuống bên dưới mục Horizontal, chúng ta click vào mũi tên rồi nhấn vào Justify trong danh sách hiển thị. Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.
Kết quả chúng ta sẽ nhìn thấy nội dung được xuống dòng như hình dưới đây.
Xuống dòng trong Excel bằng hàm SUBSTITUTE để nối ký tự
Chẳng hạn chúng ta có ví dụ như hình. Yêu cầu đó là xuống dòng chữ Hướng dẫn để ghép nội dung thành 1 và loại bỏ khoảng trắng.
Chúng ta sẽ nhập công thức xuống dòng =SUBSTITUTE(C34,CHAR(10)," ") rồi nhấn Enter để thực hiện.
Kết quả chúng ta sẽ thấy nội dung xuống dòng và tạo thành 1 hàng như hình dưới đây.
Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện
Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau.
Đây có thể nói là hàm đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Hàm SUM trong Excel cộng các giá trị số trong một phạm vi ô. Được phân loại theo hàm toán học và lượng giác, hàm được nhập bằng cách gõ “=SUM” theo sau là các giá trị được tính tổng. Các giá trị được cung cấp cho hàm có thể là số, tham chiếu ô hoặc phạm vi.
Công thức SUM tự động cập nhật khi người dùng chèn hoặc xóa một giá trị. Nó cũng bao gồm những thay đổi được thực hiện đối với một phạm vi ô hiện có. Hơn nữa, hàm cũng tự bỏ qua các ô trống và giá trị văn bản.
Cú pháp của hàm SUM trong Excel được hiển thị trong hình sau:
Các quy tắc điều chỉnh việc sử dụng hàm được liệt kê như sau:
Lưu ý: Hàm SUM excel trả về giá trị “#VALUE!” lỗi nếu tiêu chí được cung cấp là một chuỗi văn bản dài hơn 255 ký tự. Phạm vi ô được cung cấp phải khớp với kích thước của nguồn.Ô chứa đầu ra phải luôn được định dạng dưới dạng số.
Giả sử, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3. Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ "=SUM" vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.
Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột chọn vào ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter. Kết quả tổng của hai con số trong hai ô A2 và B2 mà bạn vừa chọn sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3. Bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô, chỉ với thao tác chọn thêm những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm.
Cách xuống dòng trong 1 ô Excel trên iPhone, Android
Phiên bản Excel trên điện thoại cũng có tùy chọn xuống dòng để bạn sử dụng nhanh cho nội dung trong bảng tính.
Chúng ta nhấn vào nội dung cần xuống dòng, sau đó nhấn vào biểu tượng 3 chấm ở thanh công cụ bên dưới như hình.
Hiển thị các tùy chọn cho nội dung tài liệu, bạn nhấn tiếp vào tùy chọn Ngắt dòng văn bản. Ngay lập tức chúng ta thấy nội dung xuống dòng trong ô Excel tùy vào kích thước của ô như hình dưới đây.
Tiếp tục nhấn vào Phối & Căn giữa để căn giữa nội dung muốn xuống dòng.
Như vậy nội dung trong ô sẽ đẹp khi ở chính giữa dòng.
Hàm LOWER, UPPER, PROPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường
Bạn sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi tất cả các chữ in hoa trong chuỗi thành chữ thường, công thức =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi).
Ngược lại, để chuyển tất cả các chữ thường trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa, bạn sử dụng hàm UPPER. Công thức: =UPPER(ô chứa chuỗi cần chuyển đổi).
Nếu muốn viết hoa các chữ đầu từ bạn sử dụng hàm PROPER. Công thức =PROPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ cái đầu từ).
Khi cần so sánh các cột xem giá trị của chúng có trùng nhau không bạn sử dụng EXACT. Công thức =EXACT(ô cần so sánh).
Cách 1: Xuống dòng trong 1 ô Excel bằng Alt + Enter
Nếu bạn cần viết nhiều dòng trong 1 ô Excel, để xuống dòng trong Excel, bạn hãy đặt chuột ở vị trí muốn xuống dòng và nhấn tổ hợp phím tắt Excel Alt + Enter trên Windows hoặc Command + Enter trên macOS.
Chẳng hạn khi nhập nội dung như hình với nội dung dài sẽ bị tràn sang bên phải. Để ngắt dòng cho xuống nội dung bên dưới, đặt dấu chuột vào vị trí mà bạn muốn xuống dòng, rồi nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để xuống dòng.
Kết quả sẽ được như hình dưới đây. Nội dung đã được dồn vào trong 1 ô. Sau đó chúng ta tiến hành chỉnh sửa, căn chỉnh lại nội dung sao cho phù hợp.
Cách 2: Xuống dòng trong Excel bằng Wrap Text
Chính xác hơn thì Wrap Text là cách để gói gọn nội dung trong 1 ô, khiến chữ không bị tràn sang ô khác. Bạn nhập nội dung vào 1 ô Excel, tiếp đó nhấn vào ô đã nhập nội dung, sau đó nhấn vào Wrap Text ở bên trên như hình.
Kết quả nội dung cũng sẽ xuống dòng như hình. Bạn căn chỉnh lại nội dung để có bố cục đẹp mắt hơn.
Cách 5: Hướng dẫn xuống dòng trong 1 ô Excel bằng hàm ChAR
Bạn có thể sử dụng hàm này để xuống dòng trong 1 ô khi có văn bản dài.
Tại ô có nội dung cần xuống dòng, bạn nhập nội dung hàm ="Phùng Khắc Khoan"& CHAR(10) & " Thạch Thất" như hình dưới đây rồi nhấn Enter. Sau đó nội dung được nhập vào trong ô Excel.
Tiếp đến bạn chỉ cần nhấn vào ô Wrap Text ở bên trên để các ký tự trong 1 ô Excel xuống dòng như hình dưới đây.
Kết quả nội dung trong 1 ô Exel đã xuống dòng như hình dưới đây.
Cách 3: Điều chỉnh trong Format Cells để xuống dòng Excel
Bạn click chuột vào nội dung chữ đã nhập trong Excel rồi nhấn chuột phải chọn Format Cells... xuất hiện trong danh sách.
Xuất hiện giao diện hộp thoại mới. Tại đây, nhấn tab Alignment rồi tích vào Wrap text như hình bên dưới.
Ngoài ra, tại đây bạn có thể tùy chỉnh nhiều hơn với ô tính ví dụ căn giữa nội dung, tạo góc, thay đổi Fonts chữ, tạo khung cho ô tính…. Nhấn OK để lưu lại.
Nội dung chữ cũng sẽ được chuyển xuống dòng mà không sang cột khác. Đồng thời nội dung trong dòng cũng sẽ tự động được căn chỉnh mà chúng ta không cần phải chỉnh sửa thủ công.
Nếu bạn muốn nội dung trong ô Excel được tự động căn chỉnh thì điều chỉnh trong Format Cells, nội dung sẽ được điều chỉnh phù hợp với độ rộng của cột chứa nó.
Cách 6: Cách xuống dòng trong 1 ô Excel khi nối chuỗi
Chẳng hạn chúng ta sẽ nối chuỗi trong từng ô sau đó lại xuống dòng cho từng ký tự.
Chúng ta nhập công thức nối chuỗi =B12&CHAR(10)&C12&CHAR(10)&F12&CHAR(10)& rồi nhấn Enter.
Khi đó các chuỗi được nối lại với nhau như hình dưới đây.
Tiếp đến chúng ta chỉ cần nhấn vào Wrap Text để xuống dòng cho trong 1 ô Excel là được.
Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE
Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn. Hàm AVERAGE có thể xử lý tới 255 đối số riêng lẻ, có thể bao gồm số, tham chiếu ô, phạm vi, mảng và hằng số.
Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của các số được cung cấp dưới dạng đối số. Để tính giá trị trung bình, Excel tính tổng tất cả các giá trị số và chia cho số giá trị số.
AVERAGE nhận nhiều đối số ở dạng number1, number2, number3, v.v. lên đến tổng số 255. Các đối số có thể bao gồm số, tham chiếu ô, phạm vi, mảng và hằng số. Các ô trống và ô có chứa văn bản hoặc giá trị logic bị bỏ qua. Tuy nhiên, các giá trị không (0) được bao gồm. Bạn có thể bỏ qua các giá trị không (0) bằng hàm AVERAGEIFS, như được giải thích bên dưới.
Hàm AVERAGE sẽ bỏ qua các giá trị logic và số được nhập dưới dạng văn bản. Nếu bạn cần đưa các giá trị này vào giá trị trung bình, hãy xem hàm AVERAGEA.
Nếu các giá trị được cung cấp cho AVERAGE có lỗi, thì AVERAGE trả về lỗi. Bạn có thể sử dụng hàm AGGREGATE để bỏ qua lỗi.
Ví dụ bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A10 đến ô J10, chỉ cần gõ =AVERAGE(A10:J10) rồi nhấn Enter.
Kết quả đưa ra trong ô K10 là con số có giá trị trung bình giữa các ô từ A10 đến J10. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng con trỏ chuột kéo thả và đánh dấu chọn vùng dữ liệu hoặc có thể đồng thời nhấn phím Ctrl rồi nhấn chuột vào từng ô riêng rẽ trong trường hợp nếu các ô không nằm kế cận nhau.
Tương tự như SUMIF, COUNTIF bạn có thể sử dụng AVERAGEIF và AVERAGEIFS để tính giá trị trung bình của các ô dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.
Hàm AVERAGE tự động bỏ qua các ô trống. Trong màn hình bên dưới, thông báo ô C4 trống và AVERAGE chỉ cần bỏ qua nó và tính giá trị trung bình của B4 và D4:
Tuy nhiên, lưu ý rằng giá trị không (0) trong C5 được bao gồm trong giá trị trung bình, vì nó là một giá trị số hợp lệ. Để loại trừ các giá trị 0, hãy sử dụng AVERAGEIF hoặc AVERAGEIFS thay thế. Trong ví dụ dưới đây, AVERAGEIF được sử dụng để loại trừ các giá trị bằng không. Giống như hàm AVERAGE, AVERAGEIF tự động loại trừ các ô trống.
Hàm COUNTBLANK được phân loại theo các hàm thống kê của Excel. Bạn sử dụng hàm này khi cần đếm các ô trống. Trong phân tích tài chính, hàm này có thể hữu ích trong việc đánh dấu hoặc đếm các ô trống trong một phạm vi nhất định. Cú pháp của hàm là:
Phạm vi bảng tính cần đếm chỉ định phạm vi ô mà bạn muốn đếm các ô trống.
Đối với hàm COUNTBLANK, hãy nhớ rằng:
Là một hàm trang tính, COUNTBLANK có thể được nhập như một phần của công thức trong một ô của trang tính. Để hiểu cách sử dụng hàm, hãy xem xét một ví dụ:
Nếu muốn biết số lượng ô trống, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện với hàm này.
Giả sử bạn được cung cấp dữ liệu dưới đây:
Ở đây, bạn có thể sử dụng công thức =COUNTBLANK(A2:D5) để đếm các hàng trống:
Nếu muốn, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các hàng có ô trống bằng cách sử dụng hàm COUNTBLANK. Chọn phạm vi mong muốn và trên định dạng có điều kiện đã chọn và áp dụng hàm COUNTBLANK(). Điều này sau đó sẽ highlight tất cả các ô trống trên phạm vi mong muốn.
Hàm COUNTA có chức năng dùng để đếm số ô có chứa nội dung bất kỳ bao gồm chữ số, chữ cái hay biểu tượng, hay nói cách khác nó dùng để đếm các ô không trống. Cú pháp =COUNTA(phạm vi bảng tính cần đếm).
Hàm COUNTA đếm các ô có chứa giá trị, bao gồm số, văn bản, logic, lỗi và văn bản trống (""). COUNTA không đếm các ô trống.
Hàm COUNTA trả về số lượng giá trị trong danh sách các đối số được cung cấp. COUNTA nhận nhiều đối số ở dạng value1, value2, value3, v.v... Các đối số có thể là các giá trị được hardcode riêng lẻ, tham chiếu ô hoặc phạm vi lên đến tổng số 255 đối số. Tất cả các giá trị đều được tính, bao gồm văn bản, số, tỷ lệ phần trăm, lỗi, ngày, giờ, phân số và công thức trả về chuỗi trống (""). Các ô trống được bỏ qua.
Ví dụ về cách sử dụng hàm COUNTA
Trong ví dụ được hiển thị, COUNTA được thiết lập thành các giá trị trong phạm vi B5:B15:
COUNTA trả về 9, vì có 9 ô không trống trong phạm vi B5:B15.
Để đếm các ô không trống trong phạm vi A1:A10:
Để đếm các ô không trống trong phạm vi A1:A10 và phạm vi C1:H2:
Lưu ý rằng COUNTA bao gồm các chuỗi rỗng ("") trong số đếm, có thể được trả về bằng công thức. Ví dụ, công thức bên dưới sẽ trả về "OK" khi giá trị trong A1 ít nhất là 10 và một chuỗi rỗng ("") khi giá trị nhỏ hơn 10:
Hàm COUNTA sẽ tính cả hai kết quả là không trống.
